Inleiding

Wij hebben deze privacy- en cookieverklaring opgesteld om je duidelijk te maken dat wij jouw privacy zeer serieus nemen. Om die reden worden de door ons verzamelde persoonsgegevens zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Wij houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Bastion 365 – Verwerkingsverantwoordelijke
Deze verklaring beschrijft hoe Bastion 365 en aan haar gerelateerde entiteiten uw persoonsgegevens verwerken in verband met uw gebruik van ons platform en daaraan gerelateerde diensten.
Dit beleid beschrijft de regels welke gelden wanneer u of een verzender gebruikt maakt van Bastion 365.

Bastion 365 – Verwerker
Het Bastion 365 platform wordt met name gebruikt door zakelijke dienstverleners. In deze gevallen treedt Bastion 365 op als verwerker namens deze organisaties. In de communicatie zullen wij altijd weergeven wie deze organisaties zijn. In deze gevallen is de privacyverklaring van deze organisaties van toepassing.

Bastion 365 heeft met al deze organisaties een verwerkersovereenkomst. De organisaties zelf zijn de Verwerkingsverantwoordelijke en daarvoor ook uw primaire aanspreekpunt.

Persoonsgegevens

Bastion 365 verwerkt de volgende persoonsgegevens.

Organisatie accounts
Van geregisterde klanten worden de volgende gegevens verwerkt:

• Organisatienaam
• Zakelijke adres en facturatiegegevens
• Voornamen en achternamen
• Functies en rollen
• E-mailadressen
• Taalinstelling
• Instellingsvoorkeuren
• Telefoonnummer(s)
• Account ID, Microsoft ID

Ontvangers van berichten
Van ontvanger van berichten worden de volgende gegevens verwerkt:

• E-mailadres
• Taalinstellingen
• Telefoonnummers in gebruik voor multifactor authenticatie
• Authenticator ID’s in gebruik voor multifactor authenticatie

Transacties (gebruik van de dienst)
Tijdens het gebruik van de dienst verwerkt en logt Bastion 365 de volgenden gegevens van transacties die worden afgehandeld door Bastion 365.

• Datums en tijdstippen van transacties
• E-mail adressen van verzenders en ontvangers
• Domeinen en IP adressen van verzendende en ontvangende mailservers/mailaccounts
• Beveiligingsinstellingen van mailservers zoals DNSSEC, SPF en certificaten
• Telefoonnummers in gebruik voor multifactor authenticatie
• Authenticator ID’s in gebruik voor multifactor authenticatie
• Onderwerp van verzonden en ontvangen berichten
• Classificaties van berichten en bestanden
• Aflever- en leesberichten van communicatie

Cookies
Voor het goed functioneren van de dienst zijn cookies noodzakelijk. Hiervoor worden alleen analytische, technische en functionele cookies gebruikt.

Doeleinden

Bastion 365 verwerkt de hiervoor genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het inloggen van verzenders en ontvangers, met authenticatie via meerdere methoden
• Het verzenden en afleveren van notificaties, e-mails, formulieren en bestanden
• Het informeren van verzenders over succesvolle of niet succesvolle afleveringen
• Verzenders notificeren over de aanwezigheid van gevoelige informatie, ongebruikelijke ontvangers of instellingen ter voorkoming van mogelijke datalekken
• Het leveren van support op onze diensten
• Ter verificatie van ongebruikelijke acties en/of pogingen rondom het onrechtmatig toegang verkrijgen tot onze dienst of gegevens
• Het loggen, monitoren en auditen van de dienst
• Het intern rapporteren over het gebruik van de dienst voor kwaliteit en capaciteit monitoring alsmede voor het verbeteren van onze dienst en dienstverlening

Bastion 365 verwerkt deze persoonsgegevens in opdracht van haar klanten voor het waarborgen van een goede en veilige werking van de dienst en voor toepasselijke wetgeving.

Bewaartermijn

Gegevens worden bewaard:

• E-mails, formulieren en bestanden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het gebruikt van de dienst. Voor berichten en bestanden welke direct kunnen afgeleverd is dit maximaal 24 uur, voor berichten en bestanden welke middels een portaal moeten worden opgehaald is dit maximaal 90 dagen (instelbaar door de verzender). Bastion 365 medewerkers hebben geen toegang tot de berichten en bestanden.

• Logging wordt standard bewaard in overeenstemming met NEN7513 (thans 5 jaar).
• Administratieve gegevens worden bewaard conform de fiscale bewaartermijn van 7 jaar.

Bewaarlocatie & maatregelen

Alle gegevens worden altijd bewaard en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Bastion 365 en subverwerkers verwerken gegevens conform ISO 27001. Daarnaast hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen.

Minderjarigen

Wij verzamelen, bewaren of gebruiken geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar.

Geen enkel onderdeel van onze dienstverlening is gericht op kinderen. Mocht het u bekend zijn dat onze dienstverlening gebruikt wordt onder de 16 jaar dan gelieve direct contact met ons opnemen.

Contactgegevens

U mag altijd contact met ons opnemen, dit ook voor zaken als recht op inzage, bezwaar of verwijdering.

Als wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn, zullen wij dit zelf in behandeling nemen. Als wij optreden als verwerker, dan zullen wij u doorverwijzen naar de juiste verwerkingsverantwoordelijke van de betreffende organisatie.

Wij zullen in principe binnen twee weken contact met u opnemen. Mocht het noodzakelijk zijn dan kunnen wij u vragen u te identificeren.

U mag ook altijd klachten indienen bij ons rechtstreeks, bij onze afnemers zijnde de verwerkingsverantwoordelijke en uiteraard ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens. https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Bastion 365 heeft ook een functionaris persoonsgegevens, deze is bereikbaar op: legal@bastion365.nl  / Tel. 088-2244000.

Contact

Bastionic B.V. (Bastion 365)
Lange Voorhout 92
2514 EJ  Den Haag
Nederland
KvK: 82689342
https://bastion365.com
info@bastion365.nl
Tel. 088-2244000

Gebruikersvoorwaarden

Op het gebruik van Bastion 365 zijn ook onze Gebruikers Voorwaarden van toepassing.