Gebruikers: Ontdek de mogelijkheden van Bastion 365

“My Bastion 365” voor gebruikers

Met “My Bastion 365” kunt u veilig berichten en grote bestanden versturen. Het gaat verder dan de standaard beperkingen van de berichtgrootte van Outlook 365 en biedt u de mogelijkheid om uw persoonlijke transactielogboek van veilig verzonden/ontvangen berichten te controleren. Het is belangrijk om te weten dat berichten die via “My Bastion 365” worden verzonden altijd eDelivery-berichten zijn, wat betekent dat ze naar de ontvanger worden verzonden met behulp van het MFA-concept (multifactor authenticatie).

 

Een nieuw bericht verzenden

Het verzenden van een bericht met “My Bastion 365” is eenvoudig. Meld u aan bij de “My Bastion”-portal met uw gewone M365-account, ga naar “Bericht opstellen”, voer uw berichtgegevens in en voeg het bestand toe. Afhankelijk van of u voor het eerst naar een nieuwe ontvanger stuurt of naar een bestaande ontvanger, zijn er verschillende stappen te volgen. In het geval dat iemand binnen het bedrijf al een bericht naar de ontvanger heeft gestuurd, zijn de contactgegevens al beschikbaar en zijn er geen extra stappen vereist. Op het moment dat u een nieuwe ontvanger een bericht wilt sturen moet u de volgende stappen ondernemen:

 

Een bericht verzenden naar een nieuwe ontvanger

Wanneer u een bericht naar een nieuwe ontvanger wilt verzenden zal het emailadres oranje kleuren. Aangezien Bastion 365 is geconfigureerd om berichten alleen op een veilige manier te verzenden, vereisen we altijd dat de ontvanger zichzelf verifieert via een extra stap. Deze extra verificatie wordt uitgevoerd door een sms-token naar het mobiele nummer van de ontvanger te sturen. Daarom moeten we hiervoor het mobiele nummer van de ontvanger opgeven:

1. Klik op het emailadres van de nieuwe ontvanger en voeg in het pop-up scherm het mobiele nummer van de ontvanger toe.
2. Nu het e-mailadres van de ontvanger is gekoppeld aan een mobiel nummer, wordt het e-mailadres ‘geverifieerd’ en wordt het niet langer oranje weergegeven.
3. U kunt het bericht nu afronden en verzenden.

 

Wat krijgt de ontvanger?

De ontvanger krijgt een melding dat hij een beveiligd bericht van u heeft ontvangen. Om toegang te krijgen tot het bericht, moet de ontvanger zichzelf verifiëren via een extra stap. Deze extra verificatie wordt uitgevoerd door een sms-token naar het mobiele nummer van de ontvanger te sturen.

1. De ontvanger krijgt een melding via de mail dat hij een beveiligd bericht van u heeft ontvangen.
2. De ontvanger klikt op “Nieuw beveiligd bericht”, dat een nieuw browservenster opent.
3. De ontvanger moet zichzelf verifiëren om toegang te krijgen tot het bericht. Als het mobiele nummer correct is (we tonen alleen eerste deel + laatste 4 cijfers), klikt de ontvanger op “Verzend Code” en wacht op het sms-bericht met de code.
4. Zodra de sms-code is ontvangen, wordt de code ingevoerd in het gedeelte “code” + klik op “validate code”.
5. De code is gevalideerd en indien correct, wordt het oorspronkelijke bericht weergegeven. Nu kan de ontvanger het bericht lezen, downloaden of beantwoorden.

 

Wat als het mobiele nummer van de ontvanger niet correct is?

Het kan voorkomen dat het mobiele nummer van de ontvanger niet klopt. De ontvanger van een veilig bericht moet zich kunnen verifiëren via een sms-code. Wanneer dit voorkomt kan de ontvanger tijdens het verificatieproces zijn of haar nummer aanpassen:

1. De ontvanger krijgt een melding via de mail dat hij een beveiligd bericht van u heeft ontvangen.
2. De ontvanger klikt op “Nieuw beveiligd bericht”, dat een nieuw browservenster opent
3. De ontvanger moet zichzelf verifiëren om toegang te krijgen tot het bericht. Als het mobiele nummer niet klopt, klikt de ontvanger op “Ik heb een ander telefoonnummer”.
4. De afzender krijgt de melding dat het nummer niet juist is en kan vervolgens het nieuwe nummer opgeven.
5. Zodra het nieuwe nummer is ingevoerd ontvangt de ontvanger opnieuw een melding en kan het bericht opnieuw openen en om een code vragen. De ontvanger selecteert het juiste telefoonnummer, de code wordt vervolgens naar dit nummer gestuurd en het bericht kan gelezen worden.

 

Verzonden items en een bericht intrekken

Elk bericht dat als eDelivery-bericht is verzonden, is beschikbaar voor een vooraf gedefinieerde periode van 30 – 90 dagen. Als u een dergelijk bericht vóór de vervaldatum wilt intrekken, kunt u dit doen via de Portal “Mijn Bastion 365”.

 

Als u een dergelijk bericht vóór de vervaldatum wilt intrekken, kunt u dit doen via de Portal Mijn Bastion 365:

1. Log in op het “My Bastion 365” portaal : https://my.bastion365.com/file-transfer
2. Selecteer “Verzonden items” in het menu aan de linkerkant
3. Selecteer een bericht en klik op de knop ‘Intrekken’
4. Voer in de pop-up een reden toe waarom het bericht ingetrokken moet worden. Deze informatie is voor uw persoonlijke referentie, het verschijnt nergens anders.
5. Het bericht wordt nu weergegeven in uw ‘Verzonden items’ met de nieuwe status: ingetrokken.

 

Transaction Log

“My Bastion 365” biedt de gebruiker zijn persoonlijke transactielogboek van veilig verzonden/ontvangen berichten. Dit geeft u alleen de details van de e-mailtransactie; het geeft u helemaal geen toegang tot het bericht, omdat Bastion 365 geen inhoud opslaat. Het transactielogboek kan nuttig zijn om transactiegegevens op te halen en de bezorging van een bericht te bewijzen.

 

1. Log in op “My Bastion 365” portal https://my.bastion365.com/file-transfer
2. Selecteer “Transactielogboek” in het menu aan de linkerkant
3. Selecteer een bericht en klik erop om de transactiegegevens te verkrijgen