Zodra Bastion 365 in gebruik is en de ontvanger heeft ook Veilig Mailen (NTA 7516) dan worden deze berichten automatisch via het Veilig Mailen kanaal (NTA 7516) verstuurd.
Als de ontvanger nog geen Veilig Mailen in gebruik heeft, dan wordt email op de emailserver gelabeld en kan via verschillende kanalen worden verstuurd, afhankelijk van de instellingen door de beheerder ingesteld.
Standaard ingesteld is:
- Heeft de ontvanger ook Veilig Mailen (NTA 7516) dan worden de berichten altijd via Veilig Mailen verstuurd, dit geldt voor alle berichten.
Heeft de ontvanger nog geen Veilig Mailen oplossing, dan:
- Is er geen privacy gevoelige informatie in de email is gevonden, dan zal deze via normale weg verstuurd worden.
- Is er wel privacy gevoelige informatie in de email is gevonden, en de ontvanger is een professionele partij met een veilig instelde emailserver, dan zal de deze via een AVG compliant kanaal worden verstuurd. Als zijn emailserver niet voldoet aan de beveiligingseisen dan zal de email via eDelivery verstuurd worden.
- Is er wel privacy gevoelige informatie in de email is gevonden, en de ontvanger heeft een publiek emailadres (@gmail.com, @outlook.com, @icloud.com) dan zal de email via eDelivery verstuurd worden.
Gebruikers hebben ook de optie om handmatig te selecteren hoe een email moet worden verstuurd. Dit kan door de berichten zelf te labelen in Outlook ofwel via een labelknop (Microsoft labeling) of via het gebruik van sleutelwoorden zoals “vertrouwlijk”.
Als het bericht via eDelivery verstuurd wordt en het 06-nummer nog niet in het adresboek staat, zal er direct een bericht worden ontvangen om het 06-nummer toe te voegen zodat de ontvanger het bericht met multi-factor authenticatie kan openen.
Beheerders kunnen de bovenstaande instelling volledig afstemmen naar het eigen organisatiebeleid.