“My Bastion 365” voor gebruikers

Veilige berichten verzenden & grote bestanden versturen

In dit document wordt uitgelegd hoe u “My Bastion 365” kunt gebruiken om berichten naar een externe ontvanger te verzenden.

Met My Bastion 365 kunt u er niet alleen voor zorgen dat het bericht op een veilige manier wordt verzonden, het stelt u ook in staat om deze berichten te verzenden met bijlagen die verder gaan dan de standaard beperkingen van de berichtgrootte van Outlook 365.

Bovendien stelt het My Bastion 365-portaal de afzender in staat om zijn persoonlijke transactielogboek van veilig verzonden / ontvangen berichten te controleren, evenals de optie om berichten in te trekken die zijn verzonden met eDelivery en nog niet zijn verlopen.

Belangrijk om te onthouden is dat berichten die via My Bastion 365 worden verzonden altijd eDelivery-berichten zijn, wat betekent dat ze naar de ontvanger worden verzonden met behulp van het MFA-concept, waarbij de ontvanger wordt verplicht om hem (haar) zelf te identificeren via een sms-token.

Een nieuw bericht verzenden

Het verzenden van een bericht met My Bastion 365 gaat als volgt te werk:

• Meld u aan bij de My Bastion-portal met uw gewone M365-account
• Ga naar “Bericht opstellen
• “Voer uw berichtgegevens in: adres van de ontvanger, onderwerp, bericht en voeg het bestand toe

Er zijn 2 scenario’s

• Als het de eerste keer is dat u een bericht naar de ontvanger stuurt, moet u het mobiele nummer van de ontvanger opgeven, zodat de ontvanger zich kan identificeren met een sms-token wanneer hij het bericht probeert te lezen
• In het geval dat iemand binnen het bedrijf al een bericht naar de ontvanger heeft gestuurd, zijn de contactgegevens al beschikbaar en zijn er geen extra stappen vereist

Hieronder vindt u de stappen in detail.

1. Log in op de portal “My Bastion 365” portal 

• Gebruik uw gewone browser om in te loggen op My Bastion 365 via: https://my.bastion365.com/file-transfer

Figure 1

• Klik op de banner ‘Aanmelden met uw Office 365-account’

Figure 2

• Gebruik uw normale Office 365-account en voer het wachtwoord in om u aan te melden

U bent nu ingelogd op uw persoonlijke Bastion 365-account:

Figure 3

Aan de linkerkant ziet u de 3 secties van belang:

• Compose: hiermee kunt u een nieuw bericht opstellen
• Sent Items: geeft een overzicht van al uw Bastion 365 berichten
• Transaction Log: geeft de transactieloggegevens van al uw Bastion 365-berichten

2. Stel een nieuw bericht op

Klik op opstellen in de linker menubalk van uw My Bastion 365 startpagina

Figure 4

Nu moet u de berichtgegevens invullen:

• To: Voer het e-mailadres in waarnaar u uw bericht wilt verzenden
• Subject: dit is het onderwerp van de e-mail
• Message: dit is de informatie die u in de hoofdtekst van de e-mail wilt presenteren
• “Drag and drop files here”: Als u documenten aan het bericht wilt toevoegen, sleept u ze naar dit gebied om ze aan het bericht toe te voegen. De grootte van de bijlage kan de standaard maximale grootte van 25 Mb overschrijden die u zou hebben bij het gebruik van MS Outlook. 
• Klik op SEND

Voor de eerste keer verzenden naar een nieuwe ontvanger

Wanneer u een bericht naar een ontvanger wilt verzenden en dit is de eerste keer, wanneer u het bestemmingsadres invoert in het TO-veld, dan wordt het adres weergegeven in de kleur “oranje”.. 

In dit voorbeeld sturen we voor het eerst een bericht naar support@bastion365.nl.

Figure 5

Aangezien Bastion 365 is geconfigureerd om berichten alleen op een veilige manier te verzenden, vereisen we altijd dat de ontvanger zichzelf verifieert via een extra stap. Deze extra verificatie wordt uitgevoerd door een sms-token naar het mobiele nummer van de ontvanger te sturen. Daarom moeten we hiervoor het mobiele nummer van de ontvanger opgeven. 

U als afzender moet het mobiele nummer van de ontvanger opgeven en om dit te doen, klikt u op het e-mailadres en wordt een extra pop-upvenster weergegeven

Figure 6

Voeg het mobiele nummer van de ontvanger toe en klik op opslaan.

Figure 7

Nu het e-mailadres van de ontvanger is gekoppeld aan een mobiel nummer, wordt het e-mailadres ‘geverifieerd’ en wordt het niet langer oranje weergegeven in het bericht Opstellen

Figure 8

Ga gewoon door met het invullen van de berichtdetails zoals gedefinieerd aan het begin van de alinea en verzend het bericht.

Figure 9

Verzenden naar een bestaande ontvanger

Bastion 365 houdt alle ontvangers bij waar een van uw medewerkers een bericht naar heeft gestuurd en slaat de informatie van het e-mailadres en zijn mobiele nummer op in een database.

Dus wanneer u een bericht verzendt naar een ontvanger die al eerder een bericht heeft ontvangen, wordt het e-mailadres van de ontvanger niet oranje weergegeven, wat betekent dat het klaar is voor gebruik. U hoeft het mobiele nummer van de gebruiker niet opnieuw in te voeren zoals u in paragraaf 2.1 hierboven hebt gedaan, maar u kunt onmiddellijk doorgaan met het invullen van de berichtgegevens en het verzenden van het bericht.

Figure 10

Wat krijgt de ontvanger?

Nu u een beveiligd bericht heeft verzonden, wat krijgt de ontvanger??

1. De ontvanger krijgt een melding dat hij een beveiligd bericht van u heeft ontvangen

Figure 11

2. De ontvanger klikt op “Nieuw beveiligd bericht”, dat een nieuw browservenster opent

Figure 12

3. De ontvanger moet zichzelf verifiëren om toegang te krijgen tot het bericht. Als het mobiele nummer correct is (we tonen alleen eerste deel + laatste 4 cijfers), klikt de ontvanger op “Verzend Code” en wacht op het sms-bericht met de code

Figure 13

4. Zodra de sms-code is ontvangen, wordt de code ingevoerd in het gedeelte “code” + klik op  “validate code”

Figure 14

5. De code is gevalideerd en indien correct, wordt het oorspronkelijke bericht weergegeven

Figure 15

Nu kan de ontvanger het bericht lezen, downloaden of beantwoorden.

Wat als het mobiele nummer van de ontvanger niet correct is?

In paragraaf 3 hierboven hebben we het scenario behandeld waarin de ontvanger op “Verzendcode” klikt om de sms-code te verkrijgen waarmee hij het bericht kan lezen. Maar wat als de ontvanger ziet dat dit misschien niet zijn nummer is omdat de laatste 4 cijfers niet overeenkomen?

In dit geval klikt de ontvanger op de optie “Ik heb een andere telefoonnummer”

Figure 16

Door op deze optie te klikken, bereidt Bastion 365 een melding voor de oorspronkelijke afzender voor, waarbij hem wordt geïnformeerd dat de ontvanger heeft opgegeven dat dit niet het juiste nummer is. 

Figure 17

Als de ontvanger op “Bevestigen” klikt, wordt de melding naar de oorspronkelijke afzender van het bericht verzonden.

De afzender krijgt de melding dat het nummer niet juist is en kan vervolgens het nieuwe nummer opgeven. Zodra het nieuwe nummer is ingevoerd, ontvangt de ontvanger opnieuw een melding en kan het bericht opnieuw openen, om een code te vragen, hij/zij selecteert het juiste nummer, de code wordt vervolgens naar dit nummer gestuurd.

Verzonden items en een bericht intrekken 

Elk bericht dat als eDelivery-bericht is verzonden, is beschikbaar voor een vooraf gedefinieerde periode van 30 – 90 dagen (neem contact op met uw beheerder over de werkelijke instelling voor uw tenant).

Als u een dergelijk bericht vóór de vervaldatum wilt intrekken, kunt u dit doen via de Portal Mijn Bastion 365..

1. Log in op het “My Bastion 365” portaal : https://my.bastion365.com/file-transfer

Figure 18

2. Selecteer “Verzonden items” in het menu aan de linkerkant

Figure 19

U ziet de lijst met verzonden berichten gesorteerd op datum en tijd. 

Berichten zijn standaard beschikbaar tot de vermelde vervaldatum, maar u kunt een bericht intrekken door op de knop ‘Intrekken’ te klikken

3. Selecteer een bericht en klik op de knop ‘Intrekken’ => de volgende pop-up wordt getoond

Figure 20

Om het bericht daadwerkelijk in te trekken, moet u een reden opgeven. Deze informatie is voor uw persoonlijke referentie, het verschijnt nergens anders.

4. Voer een reden in en klik op ‘Bevestigen’

Figure 21

Het bericht wordt nu weergegeven in uw ‘Verzonden items’ met de nieuwe status.

Figure 22

Transaction Log

My Bastion 365 biedt de gebruiker zijn persoonlijke transactielogboek van veilig verzonden / ontvangen berichten. 

Dit geeft u alleen de details van de e-mailtransactie; het geeft u helemaal geen toegang tot het bericht, omdat Bastion 365 geen inhoud opslaat..

Het transactielogboek kan nuttig zijn om transactiegegevens op te halen en de bezorging van een bericht te bewijzen

1.  Log in op “My Bastion 365” portal https://my.bastion365.com/file-transfer

Figure 23

2. Selecteer “Transactielogboek” in het menu aan de linkerkant

Figure 24

3. Selecteer een bericht en klik erop om de transactiegegevens te verkrijgen

Figure 25